Etikette bei E-Mails
Ich weiß nicht, ob dir schon mal die Frage gestellt hast, wie eine gute E-Mail geschrieben wird?
Dazu möchte ich heute meine Impulse mit dir teilen, die mir in der Kommunikation immer wieder begegnen.
Hast du schon mal eine E-Mail weitergeleitet bekommen zu der nichts stand? Was hat das bei dir ausgelöst?
Dieses Unsicherheit oder auch die Fragezeichen die so etwas auslöst kann man sehr gut vermeiden. Da es auch eine Form von Respekt zeigt, dass man einen kurzen Satz dem gegenüber schreibt, was er mit der E-Mail auf sich hat. Und wenn es nur folgendem bedarf:
Zur Kenntnisnahme leite ich dir diese E-Mail weiter.
Bei der Verfassung von E-Mails ist es wichtig, eine angemessene Etikette zu wahren. Wenn man eine E-Mail an mehrere Empfänger schickt, sollte man darauf achten, dass kein Empfänger aus Versehen in das „CC“-Feld statt in das „BCC“-Feld gerät, um Datenschutzverletzungem zu vermeiden. Sehr gerne möchte ich dir auch den Impuls an die zum Beispiel eine höfliche Anrede und ein Abschiedsgruß zu wählen. Auch eine klare Betreffzeile und eine verständliche Strukturierung des Textes sind empfehlenswert. Auf die Betreffzeile möchte ich explizit nochmal eingehen, dies ist wirklich nur ein kurze Zeile die das Thema der E-Mail bezeichnen soll.
Bitte diese Zeile nicht schon für einen ganzen Satz benutzen, sondern nur wirklich nur ein „Betreff“ zum Inhalt wählen.
Es ist außerdem ratsam, auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik zu achten sowie auf eine angemessene Wortwahl. Hier mein Impuls bei der Unsicherheit von Grammatik
Bestimmt hast du auch solche E-Mails in deinem Postfach oder selber schon mal geschrieben. Ich spreche von den E-Mails die keine Etikette haben.
Was meine ich damit?
E-Mails die sich nicht an normale Standards halten.
Standards wie eine Anrede:
Hallo Jürgen,
Sehr geehrter Herr Mayer,
Liebe Andrea,
Hier streiten sich die Experten, welche Anrede die Richtige ist. Für mich spielen dafür mehrere Faktoren eine Rolle:
Kenne ich die Person?
In welcher „Beziehung“ stehe ich zu der Person?
Oder was will ich evtl. mit dieser Person verfolgen oder erreichen?
Ok, jetzt gehen wir noch mal einen Schritt höher.
Die Betreffzeile!
Warum wird diese für Fragen oder Inhalte genommen? Kann mir das bitte jemand beantworten?
Es heißt „Betreff“ also soll dies eine kurze Hinweis für den Inhalt der E-Mail sein.
Hier auch noch ein persönlicher Tipp, wenn man Rechnungen verschickt hier auch die Rechnungsnummer eintragen
Z.B. Rechnung Social Media RE2022/00012
So nun kommen wir zum Abschluss einer E-Mail. Bitte auch da muss man genau betrachten. Wie wurde die Anrede gewählt?
So muss auch der Abschluss sein:
Mit freundlichen Grüßen
Mit besten Grüßen
Liebe Grüße aus dem Schönbuch
Und jetzt noch ein wichtiges Thema zum Punkt Anrede. Sollte am gleichen Tag immer wieder ein Austausch mit der gleichen Person sein, darf man die Anrede auch weglassen. Aber nur am gleichen Tag, sobald eine Nacht dazwischen ist, muss wieder eine Anrede her.
In diesem Sinne wünsche viel Spaß beim E-Mail schreiben.
